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Action Sociale
Multigest WEB : La solution légale de gestion dématérialisée des classothèques pour l’ensemble des services de l’Action Sociale départementale
ERIC Archivage présent depuis plus 15 ans dans les collectivités locales et territoriales a conçu pour ces clients le progiciel de gestion documentaire Multigest WEB, en partenariat avec les Editeurs Métiers. Plus de 40 départements ont optés à ce jour pour ce logiciel.
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Ce progiciel de Gestion Electronique de Documents à valeur probante, simple, efficace et connecté à l’outil métier apporte le complément indispensable aux applications métiers existantes (IODAS ®, PERCEAVAL ®, GENESIS ® …), à savoir la gestion documentaire, fonction essentielle qui permet l’accès et la consultation immédiate aux pièces d’un dossier.
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LES PRINCIPES
Interconnexion aux applicatifs métiers existantes :
Les dossiers GED sont créés par l’outil métier. Les documents numériques sont consultables directement depuis le progiciel métier
Le dispositif n’induit pas de contraintes dans les règles de classement :
Les documents sont classés dans une arborescence de sous-dossiers paramétrable
Les pièces reçues sont intégrées dans la GED après leur traitement dans l’outil métier :
Votre organisation et vos pratiques ne sont pas remises en cause
Les pièces émises par le progiciel métier sont automatiquement intégrées dans la GED :
Avec la signature électronique, si vous avez mis en œuvre cette fonctionnalité dans le progiciel métier, y compris les éditions par lots (Notifications par exemple)
Archivage des dossiers électroniques conforme aux préconisations S.I.A.F et versement aux archives départementales :
Elimination possible du papier
LES POINTS FORTS
Gain de place très important, si élimination du papier :
Dématérialisation des classothèques des dossiers existants (100 000 dossiers = 50 armoires ou 100 Go)
Technologie 100% Web mise en œuvre et administration facile :
Aucune installation sur le poste clients
Classement et archivage automatique des documents dés leur entrée dans le système
Accès immédiat aux documents en réseau :
Selon les droits utilisateurs
Couverture multi domaines pour l’ensemble des directions de l’action sociale départementale
Archivage pérenne et sécurisé des documents :
Prise en compte de la gestion de DUA
L'ARCHIVAGE LEGAL
Le module indispensable pour garantir la chaîne de numérisation et la conservation des documents numériques.
Le module Archivage est un module complémentaire du logiciel GED MULTIGEST, respectant les normes et réglementations en vigueur sur la valeur juridique des documents produits sous forme électronique (normes préconisées SIAF).
Ce module est le résultat d’une longue réflexion d’ERIC Archivage en liaison avec ses Partenaires, les représentants des Archives de France, des Archives départementales, des départements, de la CNSA et des MDPH.
Il a été élaboré en fonction des exigences de l’outil de référence Vade-Mecum pour la mise en œuvre des projets de numérisation en MDPH.
La conservation sécurisée des données dans le système GED MULTIGEST permet ainsi l’élimination des dossiers papier dans un délai court, sous réserve du visa du Directeur des Archives Départementales.
Pour le versement des dossiers électroniques aux AD, le module Archivage dispose de fonctionnalités d’exports conformes aux plateformes standards d’échanges de données validées par les administrations, (SEDA 0.2).
De plus, le module Archivage offre un historique des exports réalisés (nature de l’export : versement conservation ou demande de visa d’élimination, date de l’export, date de destruction).