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Foire aux questions
Qu'est ce que la GED?
La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.
Il existe 4 étapes majeures dans la GED :
L'acquisition des documents
Le classement des documents
Le stockage des documents
La diffusion des documents
API
Spécification d'interface de développement pour la réalisation d'applications informatiques. Librairie de fonctions logicielles.
Ensemble de techniques et méthodes statistique d'analyse d'information en vue d'assister à la compréhension de situation et de prendre de meilleures décisions.
ARCHIVAGE
Opération consistant à assurer la conservation d\'un document, quel que soit son support, en vue d\'une consultation ultérieure, à titre de preuve ou d\'information..
ARCHIVAGE NUMERIQUE
Opération qui consiste à stocker des documents sur des supports informatiques à des fins de conservation et de consultation ultérieure. La conservation de l'information offre des garanties d'intégrité et de fiabilité dans le temps.
COLD
(Computer Output On Laser Disc)
Application fondatrice de la GEIDE
Application de gestion des flux d'impression avec décomposition automatique des flux caractères en vue des les afficher sur des fonds de page et sur écran.
DATAMINING
(Entrepôt de données).
Partie du système d'information visant la mise à disposition en ligne de toutes les données de l'entreprise.
DATA WAREHOUSE
(Entreprise Application Integration)
Ensemble des logiciels visant à une intégration facilitée entre les applications de l'entreprise
ECM
(Entreprise Content Management)
La gestion de contenu d'entreprise couvre les aspects création, acquisition, mise à disposition, et gestion de l'information dans l'entreprise. La gestion de contenu est la colle entre les applications orientées vers l'environnement extérieur à l'entreprise (Application Front-end: Gestion de la Relation Client, Vente Automatisée,...) et celles qui sont internes à l'entreprise (Application Back-end: Progiciel de Gestion intégré, Traitement des commandes etc
ERP
(Entreprise Ressource Planning - Progiciel de Gestion Intégré)
Application utilisatrice de la GEIDE
FULL TEXT
Synonyme de Texte Intégral.
GED - GEIDE
(Gestion Electronique de Documents)
Application fondatrice de la GEIDE.
La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.
INDEXATION
Opération qui consiste à analyser et enregistrer sous une forme structurée le contenu d'un document, afin d'obtenir des points d'accès permettant le repérage des documents et/ou des informations.
PLAN DE CLASSEMENT
Système qui préside à l'organisation des archives courantes dans les bureaux.
INTEGRATEUR
Fournisseur de solutions construites à partir de matériels et de logiciels, voire de briques à valeur ajoutée. L'intégrateur peut conduire le projet de son analyse à la formation des utilisateurs
KM
(Knowledge Management - Gestion de la Connaissance)
Application utilisatrice de la GEIDE
LAD
(Lecture Automatique de documents - Form Recognition)
Application fondatrice de la GEIDE.
Application de conversion des formulaires papier en données caractères et images.
Les applications de LAD reconnaissent les marques, les caractères imprimés, les caractères manuscrits pré-casés, les caractères manuscrits en caractères d'imprimerie, les mots manuscrits
NUMERISATION
Opération d'acquisition de documents en vue de leur transformation sous forme d'images numériques
OCR
(Optical Character Recognition - Reconnaissance de Caractères)
Logiciel de reconnaissance de caractères permettant la traduction de groupes de points d'une image numérisée en caractères (avec l'enrichissement typographique associé), exploitables par des programmes informatiques.
ODBC
(Open database Connectivity)
Spécification reconnue pour l'échange d'informations entre applications et base de données relationnelles, mettant en oeuvre le langage SQL.
PORTAIL
Application utilisatrice de la GEIDE
Application généralement sur le Web permettant l'accès aux différentes applications et sources d'informations en relation avec un thème ou une activité.
Pour l'accès aux sources d'informations et applications d'une entreprise, on parlera de portail d'Entreprise (Entreprise Portal).
SCM
(Supply Chain Management)
Applications utilisatrices de la GEIDE.
Gestion de la chaîne logistique.
SIGNATURE ELECTRONIQUE
La signature numérique consiste en une suite d'opérations mathématiques sur un document électronique, afin de permettre à une personne d'assurer à la fois l'intégrité et l'authenticité d'un document.
ARCHIVAGE LEGAL
La loi du 13 mars 2000 contient plusieurs dispositions relatives à l'archivage légal de documents, en particulier sous forme électronique. Elle modifie le Code civil français : l'article 1316-1 (version en vigueur) admet l'écrit sous forme électronique comme preuve au même titre que l'écrit sur support papier à condition qu'il soit conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. L'article 1348 (version en vigueur) précise ce qu'est une copie faisant foi.
WORKFLOW
Système d'ordonnancement des flux de travaux dans une organisation. A la base du WorkFlow, il y a une modélisation des fonctions et procédures de l'entreprise.
La plupart des solutions de WorkFlow prennent en charge la régulation des flux de travaux en prenant en compte des notions de synchro, de temps d'exécution et des alertes.