Hôpitaux

Face aux volumes croissants d’informations, les hôpitaux sont de plus en plus confrontés à la gestion et à l’archivage des dossiers administratifs et dossiers patients. Les archives papiers s’accumulent pour atteindre dans certains cas plusieurs kilomètres linéaires, rendant la gestion de ces dossiers très difficile.

Le nombre de mouvements annuels est de plusieurs milliers, ce qui représente des tâches fastidieuses et des temps de classement, recherche et reclassement importants.
 

LE CHOIX D'UNE SOLUTION MIXTE

Depuis plusieurs décennies, le Centre Hospitalier de Villefranche sur Saône s’est investi dans la voie de la dématérialisation. Tout d’abord en microfilmant  les dossiers patients puis ensuite en les numérisant.

Face aux choix stratégiques dans la gestion, le volume de stockage et la sécurisation des archives, l’Hôpital a choisi une solution mixte, à savoir la conservation du papier pour les dossiers actifs et la numérisation (avec élimination du papier) pour les dossiers n’ayant eu aucun mouvement depuis 3 ans.

Aujourd’hui le service centralisé d’Archives possède une station professionnelle de numérisation : logiciel GED Multigest avec système code barres + scanner Canon DR-9050C,  permettant la saisie quotidienne de 5000 pages tous formats.

Le mode d’archivage est en conformité avec la norme française Z42-013 (stockage sur support non réinscriptible).

Les dossiers numériques au format PDF sont mis à disposition aux personnels sur la base de données principale de l’ Hopital avec des droits d’accès gérés sur différents niveaux d’autorisation.
 

Les points forts  Elimination du papier dés numérisation Gain de place très  important Archivage pérenne à valeur probante (norme Z42-013) Accès rapide aux dossiers patients par les médecins Confidentialité et sécurité des informations stockées