MultiMail

MULTIMAIL gère la totalité de vos courriers aussi bien physiques (papier) qu’électroniques (mails, fax) depuis leur arrivée jusqu’à leur archivage définitif. MULTIMAIL vous offre de multiples possibilités d’indexation et de classement afin de pouvoir retrouver facilement l’information. MULTIMAIL modélise et simplifie le suivi des courriers, grâce à un moteur de travail collaboratif (Workflow) simple et puissant à la fois, qui vous permet enfin de maîtriser les délais de traitement de vos courriers. Enfin, MULTIMAIL gère l’archivage de vos documents en fonction des normes en vigueur.

MULTIMAIL est une solution full web très simple à installer et à utiliser.

MULTIMAIL est conforme à la charte MARIANNE et à la norme NF Z 42 013.

OBJECTIFS :

MULTIMAIL vous permet d’atteindre les objectifs que vous vous fixez en décidant d’investir

dans un logiciel  de gestion de courrier :

-Limiter la circulation physique des courriers papiers

-Maîtriser les délais de réponse à toute demande entrante

-Retrouver rapidement tout courrier et les informations afférentes

-Archiver tout courrier ou dossier dans le respect des normes et lois en vigueur.

TECHNOLOGIE - EVOLUTIVITE

MULTIMAIL est une solution « Full Web » accessible depuis n’importe quel poste de travail connecté à Internet, en fonction d’habilitations définies par l’administrateur de la solution. La solution utilise les standards du marché JAVA/MySQL/Apache.

MULTIMAIL est basé sur le moteur de GED MULTIGEST, un logiciel largement déployé et éprouvé. Sa mise en œuvre permet donc une évolution souple et économique vers une solution complète de GED (Gestion Electronique de Documents) pour gérer l’ensemble des documents et informations de l’organisation concernée, au-delà des seuls courriers.

FONCTIONNALITES

MULTIMAIL prend en charge toutes les fonctionnalités que vous attendez de votre logiciel de gestion de courrier :

- Dématérialisation du courrier papier : MULTIMAIL permet la numérisation directe dans le logiciel de toute information papier. La quasi-totalité des scanners du marché sont pris en compte. L’information est versée soit directement dans les armoires de classement soit dans les bannettes de dématérialisation.

- Indexation de l’ensemble des courriers pour une recherche ultérieure efficace et rapide

MULTILMAIL offre plusieurs possibilités d’indexation et du classement des courriers lors de la numérisation : indexation manuelle, utilisation de codes barres, reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les courriers arrivant en volume.

- Possibilités variées pour le classement des courriers, permettant de s’adapter à toute organisation : Armoires, Plans de classement, Champs permission sont autant de possibilités de raffiner ou au contraire simplifier l’architecture de votre organisation courrier.

- Traitement des courriers (Distribution, Validation, Réponse) : les circuits de traitements du courrier sont pilotés par l’outil et permettent de contrôler les délais de réponses.

- Publipostage : MULTIMAIL propose à l’utilisateur des modèles de documents et permet choisir les destinataires dans la base contacts de l’outil.

- Archivage légal : MULTIMAIL gère les durée d’utilisation courante (DUC) et administrative (DUA) des tous les documents, afin de pouvoir les verser vers des systèmes d’archivage soit interne soit externe dans le cas de la nécessité légal d’un versement aux archives départementales. MULTIGEST est 100% conforme au protocole SEDA (Système d’Echange de Données pour l’Archivage).

Liste complète des fonctionnalités :

• Plates-formes Windows, Intranet/Internet, Linux, Citrix
• Architecture client/serveur 3 Tiers
• Bases de données MySQL, (SQL Server, Oracle)
• Authentification annuaire LDAP - ADS
• Protocole - HTTP - HTTPS - FTP - TCP IP
• Gestion directe tous scanners (drivers Twain et Isis)
• Marques Canon, Kodak, Fujitsu...
• Gestion directe des copieurs numériques (connecteur Ecopy )
• Interfaçage avec logiciels MS Office
• Nombre de documents par armoire jusqu’à 10 millions
• Gestion du stockage et de l’archivage
• Moteur indexation plein texte intégré
• Dictionnaires de mots clés, thèmes (listes déroulantes)
• Archivage longue durée sur support non réinscriptible CD/DVDR
• Gestion de la durée de validité des documents
• Messagerie intégrée
• Annotations et tampons sur documents
• Enregistrement des fichiers format natif ou mode image TIFF ou PDF
• Indexation automatique par code barres et OCR
• OCR - LAD reconnaissance de formulaires
• Workflow - suivi, validation et visa des pièces, signature électronique

REFERENCES

MULTIMAIL est basé sur le moteur de GED MULTIGEST configuré en gestion de courrier ; MULTIGEST est utilisé par plus de 1000 clients, dont 40 conseils généraux, de nombreuses mairies et des entreprises privées dans tous les domaines (Transports, Industrie, Banque, Assurance, Commerce).